Sinterklaas is weer in het land! Vanaf zijn aankomst op 16 november heeft hij welgeteld 2,5 week de tijd om zich voor te bereiden op het heerlijk avondje. Dan gaat hij miljoenen pakjes uitdelen aan kinderen door het hele land. Deze immense klus vraagt om een strakke planning, voorbereiding en executie. Hier kan je wel spreken van Operational Excellence!

Kijkende naar de beelden van het Sinterklaas journaal, geeft Sinterklaas zijn organisatie niet een excellente indruk. Er gaat behoorlijk wat mis, maar uiteindelijk komt het allemaal goed, en dat elk jaar weer! Dat kan geen toeval zijn, er moet toch wel een ijzersterke organisatie staan om al die tegenslagen op te vangen.

Wat zijn de best practises van Sinterklaas?

1. Binnen zijn organisatie heeft Sinterklaas duidelijke rollen gedefinieerd. Zo is er Hoofdpiet, de rots in de branding waar alle escalaties belanden, Pakjespiet die alle geschenken bij de kinderen brengt, en Zeurpiet die trouwens in veel organisaties aanwezig is. De Pieten werken strak samen om het gezamenlijk doel te realiseren: op 5 december alle kinderen van Nederland verblijden met een geschenk. Een goed voorbeeld van alignment.
2. In geval van tegenslagen of verstoringen van buitenaf, blijkt de flexibiliteit en kracht van deze groep Pieten. Training en motiverend leiderschap zorgen hiervoor.
3. De klantwens is duidelijk in kaart gebracht door in de aanloop naar 5 december de wensenlijstjes van de kinderen te verzamelen.
4. De volgende stap is een gestroomlijnd S&OP proces, elke dag wordt het inpakplan bijgewerkt op basis van de actuele input, zodat de organisatie weet waar ze staat. Dit plan wordt eenduidig vastgelegd in het grote boek van Sinterklaas, de single source of truth.
5. De inpakafdeling werkt de productieorders op een standaard manier af: herkenbaar pakpapier en de klantnaam duidelijk erop geschreven zodat de bezorgafdeling weet waar het pakje heen moet.
6. Binnen dit standaard proces is de mogelijkheid ingebouwd om flexibel om te gaan met specifieke features. Zo kan er een klantspecifiek gedicht worden toegevoegd, ook kunnen de geschenken op een speciale manier worden ingepakt. Continu verbeterteams vinden oplossingen voor alle andere afwijkingen van de standaard.

In deze best practises herken ik de principes vanuit de lean-filosofie. Bij Gwynt gebruiken we deze principes (zie schema hieronder) om de basis voor een Culture of Excellence neer te zetten bij onze klanten. Om zo te komen tot een excellente operatie met een cultuur van continu verbeteren. Wil je ook Operational Excellence realiseren in je organisatie? Neem dan contact met ons op.