Hoe kunnen we sturing geven aan de implementatie en verbeteringen borgen

Introductie

Als management consultants horen we vaak van directieleden en managers dat hun verbeterprogramma’s op de een of andere manier zijn vastgelopen. Vaak weten ze wat ze willen bereiken, maar de weg er naartoe is een stuk minder duidelijk. Uit de eerste interviews komt vaak naar voren dat er onvoldoende aandacht is gegeven aan bepaalde veranderstappen in een vroeg stadium van het transformatietraject. Een gestructureerde en gebalanceerde aanpak voor het leiden van organisatieveranderingen kan dit voorkomen. In deze whitepaper introduceren we op een beknopte wijze de vier belangrijkste fasen binnen elk organisatie verandertraject. Door deze fasen goed te doorlopen wordt de kans op een succesvolle implementatie van verbeterprogramma’s vergroot.

Hieronder zullen we elke fase nader toelichten.

1. Richten & Motiveren

Uw startpunt wordt voor een groot deel bepaald door uw ambities en de situatie waarin u zich bevindt. Om tot een goed beeld te komen van waar u naartoe wilt gaan, kunt u de volgende vragen stellen. Wat willen onze klanten? Hoe ervaren we de concurrentiedruk en welke kansen liggen er? Hoe presteren wij ten opzichte van onze concurrenten (benchmarks)? Welke kansen zien we in het verder verbeteren van ons organisatiemodel? De uitkomsten van deze vragen zullen u in staat stellen om uw strategische ambitie (visie, doelen en prioriteiten) vorm te geven. In dit stadium is het vooral belangrijk om aan te geven waarom de verandering noodzakelijk is, hoe de verandering er op hoofdlijnen uit komt te zien en wat de voordelen zijn. Laat het ‘hoe’ nog even los. Laat mensen eerst het nut van de verandering inzien, creëer draagvlak en motiveer ze om de verandering te gaan realiseren. Goede interne communicatie en ‘storytelling’ zijn belangrijk. Heeft u een inspirerende visie met een aantrekkelijk toekomstbeeld? Heeft u aangegeven waarom de verandering noodzakelijk is en wat de risico’s zijn van het niet veranderen? Hebben de mensen uw boodschap gehoord? Geloven ze het? Weten ze wat het betekent?

In de eerste fase is het belangrijk om mensen te mobiliseren die open en bereid zijn om te veranderen. Door hun betrokkenheid en zichtbare participatie kunnen ze de verandering vooruit helpen. Deze mensen kunnen sterke en actieve sponsoren worden voor de verandering. Zij kunnen de sterkste andersdenkenden positief beïnvloeden. Vergeet niet te luisteren naar de ‘dwarsliggers’ die onzeker en/of tegen de verandering zijn. Begrijp hun bezwaren en argumenten. De kracht van goed luisteren en empathie wordt vaak onderschat. In veel gevallen willen mensen gewoon gehoord en serieus genomen worden. Het luisteren naar en begrijpen van hun bezwaren leidt vaak tot het oplossen van conflicten. Luisteren kan namelijk helpen bij het identificeren van misverstanden over de verandering.

2. Inrichten & Uitleggen

Om de gewenste verandering te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat mensen begrijpen hoe de toekomst eruit gaat zien en hoe ze daar naartoe kunnen gaan. De persoonlijke consequenties zullen ook helder in kaart moeten worden gebracht. Een duidelijke routekaart in termen van portfolio aan initiatieven, communicatieplan, tijdspad en risico management kan hierbij helpen. Dit gaat verder dan een algemene beschrijving van de gewenste situatie. Mensen moeten begrijpen wat er anders zal zijn en wat hetzelfde blijft. Om succesvolle strategie executie mogelijk te maken is het daarom ook van belang om de organisatie zorgvuldig en concreet in te richten (structuur, rollen, processen, besturing en verwachtingen). U zult ook moeten vaststellen wat voor organisatorische condities er benodigd zijn om de gewenste verandering te kunnen bewerkstelligen (kennis, vaardigheden, gewenste cultuur, tools en middelen). De inrichting, coördinatie en besturing van de werkzaamheden dienen vooral overgelaten te worden aan de lijnmanagers en medewerkers zelf. Door de verantwoordelijkheden lager in de lijn te leggen wordt eigenaarschap gestimuleerd. Het is wel belangrijk dat lijnmanagers hierin worden ondersteund. Om de implementatie voorbereiding in goede banen te leiden en de lijnmanagers te ondersteunen is het aan te bevelen om een leidend veranderteam en een stuurgroep met sponsoren vanuit de directie samen te stellen.

3. Verrichten & Coachen

In de implementatie fase draait alles om vaardige en gemotiveerde mensen die geloven in de ambities van de organisatie en een gemeenschappelijk doel nastreven. Het is belangrijk dat de juiste mensen op de juiste plek worden gezet en dat er geïnvesteerd wordt in de ontwikkeling van hun vaardigheden en talenten. Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor de manager. De manager moet een lichtend voorbeeld zijn, richting geven, mensen coachen en uitdagen en elke actie zin geven. In deze fase is het belangrijk om de voortgang op naleving van de ‘nieuwe manier van werken’ te monitoren, obstakels te elimineren en eigenschap en samenwerking te stimuleren. Vergeet ook niet om successen te vieren. Door successen te vieren uit u uw waardering voor het harde werk van mensen. Dit resulteert in een positieve werkomgeving.

4. Aanpassen & Versterken

Het realiseren van een verandering is al lastig genoeg. Het borgen, uitbouwen, verbeteren en aanpassen is echter nog veel lastiger. U moet u committeren aan een strategie en organisatiemodel, maar ook het lef hebben om het aan te passen als de situatie dat vereist. Het vermogen om een organisatie dynamisch aan te sturen wordt de belangrijkste bron van concurrentievermogen. Het aanpassingsvermogen van de organisatie kan vergroot worden door een “analyse – focus – executie – evaluatie” platform op te zetten en interne verandercapaciteit op te bouwen. Dit platform kan het delen van nieuwe ideeën stimuleren en de obstakels voor verandering elimineren. Betrek zoveel mogelijk medewerkers en samenwerkingspartners in verbeter- en innovatie initiatieven en leer van fouten en successen.

Wanneer kunnen we naar de volgende fase gaan?

Je zal eerst aan een aantal voorwaarden moeten voldoen voordat je van de ene naar de andere fase kan gaan. Elke fase heeft zijn eigen karakteristieken. Het is belangrijk, om de kans op succes te vergroten, om elke fase zorgvuldig af te ronden. Door dit te doen voorkom je verwarring, actieve en passieve weerstand, medewerker ontevredenheid, vertraging en inefficiënties. Wees bewust dat verandering in het echte leven niet in een lineaire stap voor stap wijze plaatsvindt. Vaak zullen beslissingen die genomen zijn in een vorige fase moeten worden heroverwogen op basis van nieuwe feiten en inzichten. Ook al gebeurt dit, dan nog is het belangrijk om niet zomaar van de ene naar de andere fase te springen als de organisatie daar nog niet klaar voor is.

Checklist voor het succesvol leiden van organisatieveranderingen

Als u ‘ja’ kunt antwoorden op onderstaande vragen, gerelateerd aan elke fase van het organisatieverandertraject, dan bent u klaar om naar de volgende fase te gaan.

Richten & Motiveren

1. Is de strategische visie helder voor iedereen, begrijpt men de noodzaak van verandering en de risico’s van het niet veranderen?
2. Zijn er een aantal concrete en geprioriteerde verbetertrajecten benoemd om de verandervisie te kunnen realiseren?
3. Zien mensen het nut van de verandering in en voelen zij zich daar eigenaar van?

Inrichten & Uitleggen

4. Is er een heldere routekaart uitgewerkt in termen van portfolio aan initiatieven (gekoppeld aan de verbetertrajecten), tijdspad en risico management?
5. Is er een leidend transitieteam die samen met de lijn het organisatie- en besturingsmodel (structuur, rollen, benodigde vaardigheden, tools en KPI’s) kan uitwerken?
6. Begrijpen mensen het doel, hun rollen en de weg daar naartoe (de verwachtingen) en wordt er specifieke aandacht gegeven aan het opzetten van training- en ontwikkelprogramma’s?

Verrichten & Coachen

7. Is er een op maat gemaakt transitieplan uitgewerkt om elk verbeterinitiatief te implementeren en hebben we de juiste mensen op de juiste plek om dit in goede banen te leiden?
8. Is er voldoende energie gecreëerd door de gewenste cultuur op een inspirerende wijze in beeld te brengen en te laten zien hoe excellente executie eruit ziet?
9. Geven managers het goede voorbeeld en fungeren zij als coaches die ondersteunen bij de uitvoering van de werkzaamheden?

Aanpassen & Versterken

10. Is er een continue verbeterinfrastructuur gecreëerd om invulling te geven aan het continue verbeterproces?
11. Worden zoveel mogelijk medewerkers en samenwerkingspartners betrokken bij gezamenlijke verbeter- en innovatie initiatieven?
12. Wordt er geïnvesteerd in de ontwikkeling van leiders en enthousiaste interne veranderagenten die in het vervolg zelfstandig verbeteringen kunnen initiëren en implementeren (opbouwen interne verandercapaciteit)?