Wie Sie die Umsetzung steuern und Verbesserungen sicherstellen
Einführung
Als Unternehmensberater hören wir oft von Führungskräften und Managern, dass ihre Verbesserungsprogramme irgendwie ins Stocken geraten sind. Sie wissen oft, was sie erreichen wollen, aber der Weg dorthin ist weit weniger klar. In den ersten Gesprächen stellt sich oft heraus, dass bestimmten Veränderungsschritten zu Beginn der Transformation nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Ein strukturierter und ausgewogener Ansatz für die Leitung des organisatorischen Wandels kann dies verhindern. In diesem Whitepaper stellen wir Ihnen kurz die vier Hauptphasen einer jeden organisatorischen Veränderung vor. Wenn Sie diese Phasen richtig durchlaufen, erhöhen sich die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung von Verbesserungsprogrammen.
Im Folgenden werden wir jede Phase genauer erläutern.
1. Zielgerichtet & motivierend
Ihr Ausgangspunkt wird weitgehend von Ihren Ambitionen und der Situation, in der Sie sich befinden, bestimmt. Um sich ein gutes Bild davon zu machen, wo Sie hinwollen, stellen Sie die folgenden Fragen. Was wollen unsere Kunden? Wie erleben wir den Wettbewerbsdruck und welche Möglichkeiten gibt es? Wie schneiden wir im Vergleich zu unseren Wettbewerbern ab (Benchmarks)? Welche Möglichkeiten sehen wir, unser Organisationsmodell weiter zu verbessern? Anhand der Ergebnisse dieser Fragen können Sie Ihre strategischen Ambitionen (Vision, Ziele und Prioritäten) formulieren. In dieser Phase ist es besonders wichtig, dass Sie angeben, warum die Veränderung notwendig ist, wie die Veränderung in groben Zügen aussehen wird und welche Vorteile sie bringen wird. Lassen Sie das ‚Wie‘ vorerst beiseite. Lassen Sie die Menschen zunächst den Nutzen der Veränderung erkennen, schaffen Sie Unterstützung und motivieren Sie sie, mit der Umsetzung der Veränderung zu beginnen. Gute interne Kommunikation und ‚Storytelling‘ sind wichtig. Haben Sie eine inspirierende Vision mit einem attraktiven Bild von der Zukunft? Haben Sie dargelegt, warum die Veränderung notwendig ist und welche Risiken bestehen, wenn sie nicht umgesetzt wird? Haben die Menschen Ihre Botschaft gehört? Glauben sie sie? Wissen sie, was sie bedeutet?
In der ersten Phase ist es wichtig, Menschen zu mobilisieren, die offen und bereit für Veränderungen sind. Durch ihr Engagement und ihre sichtbare Beteiligung können sie den Wandel vorantreiben. Diese Menschen können zu starken und aktiven Befürwortern des Wandels werden. Sie können auch die stärksten Abweichler positiv beeinflussen. Denken Sie daran, den „Blockierern“ zuzuhören, die unsicher und/oder gegen die Veränderung sind. Verstehen Sie ihre Einwände und Argumente. Die Macht des guten Zuhörens und des Einfühlungsvermögens wird oft unterschätzt. In vielen Fällen wollen die Menschen einfach nur gehört und ernst genommen werden. Das Zuhören und Verstehen ihrer Einwände führt oft zu einer Konfliktlösung. Tatsächlich kann das Zuhören dazu beitragen, Missverständnisse über die Veränderung aufzudecken.
2. Einrichten & Erklären
Um den gewünschten Wandel zu erreichen, müssen die Menschen verstehen, wie die Zukunft aussehen soll und wie man dorthin gelangt. Auch die persönlichen Konsequenzen müssen klar umrissen werden. Ein klarer Fahrplan in Form eines Portfolios von Initiativen, eines Kommunikationsplans, eines Zeitplans und eines Risikomanagements kann dabei helfen. Dies geht über eine allgemeine Beschreibung der gewünschten Situation hinaus. Die Menschen müssen verstehen, was sich ändern wird und was gleich bleibt. Um eine erfolgreiche Strategieumsetzung zu ermöglichen, ist es daher auch wichtig, die Organisation sorgfältig und konkret einzurichten (Struktur, Rollen, Prozesse, Governance und Erwartungen). Außerdem müssen Sie ermitteln, welche organisatorischen Voraussetzungen erforderlich sind, um den gewünschten Wandel herbeizuführen (Wissen, Fähigkeiten, gewünschte Kultur, Instrumente und Ressourcen). Die Gestaltung, Koordination und Kontrolle der Arbeit sollte hauptsächlich den Vorgesetzten und Mitarbeitern selbst überlassen werden. Die Verlagerung der Verantwortung auf untergeordnete Ebenen fördert die Eigenverantwortung. Es ist jedoch wichtig, dass die Linienmanager dabei unterstützt werden. Um die Vorbereitung der Umsetzung in die richtige Richtung zu lenken und die Linienmanager zu unterstützen, ist es ratsam, ein leitendes Veränderungsteam und einen Lenkungsausschuss mit Sponsoren aus dem Vorstand zusammenzustellen.
3. Leistung & Coaching
In der Umsetzungsphase geht es um qualifizierte und motivierte Menschen, die an die Ambitionen des Unternehmens glauben und ein gemeinsames Ziel verfolgen. Es ist wichtig, die richtigen Leute an den richtigen Platz zu setzen und in die Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Talente zu investieren. Dabei kommt der Führungskraft eine wichtige Rolle zu. Der Manager muss ein leuchtendes Beispiel sein, die Richtung vorgeben, die Mitarbeiter coachen und herausfordern und jeder Handlung einen Sinn geben. In dieser Phase ist es wichtig, die Fortschritte bei der Einhaltung der ’neuen Arbeitsweise‘ zu überwachen, Hindernisse zu beseitigen und Eigenständigkeit und Zusammenarbeit zu fördern. Vergessen Sie auch nicht, Erfolge zu feiern. Indem Sie Erfolge feiern, bringen Sie Ihre Wertschätzung für die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter zum Ausdruck. Dies führt zu einer positiven Arbeitsumgebung.
4. Anpassen & Verstärken
Einen Wandel herbeizuführen ist schon schwer genug. Noch schwieriger ist es jedoch, sie zu sichern, auszubauen, zu verbessern und anzupassen. Sie müssen sich auf eine Strategie und ein Organisationsmodell festlegen, aber auch den Mut haben, es anzupassen, wenn die Situation es erfordert. Die Fähigkeit, eine Organisation dynamisch zu führen, wird zur Hauptquelle der Wettbewerbsfähigkeit. Die Anpassungsfähigkeit der Organisation kann durch die Einrichtung einer Plattform „Analyse - Konzentration - Ausführung - Bewertung“ und den Aufbau interner Veränderungskapazitäten erhöht werden. Diese Plattform kann den Austausch von neuen Ideen fördern und Hindernisse für den Wandel beseitigen. Beziehen Sie so viele Mitarbeiter und Kooperationspartner wie möglich in Verbesserungs- und Innovationsinitiativen ein und lernen Sie aus Fehlern und Erfolgen.
Wann können wir die nächste Phase einleiten?
Sie müssen eine Reihe von Bedingungen erfüllen, bevor Sie von einer Phase zur nächsten wechseln können. Jede Phase hat ihre eigenen Merkmale. Um die Erfolgschancen zu erhöhen, ist es wichtig, dass Sie jede Phase sorgfältig abschließen. So vermeiden Sie Verwirrung, aktiven und passiven Widerstand, Unzufriedenheit der Mitarbeiter, Verzögerungen und Ineffizienzen. Seien Sie sich bewusst, dass der Wandel im wirklichen Leben nicht linear Schritt für Schritt verläuft. Oft müssen Entscheidungen, die in einer früheren Phase getroffen wurden, aufgrund neuer Fakten und Erkenntnisse neu überdacht werden. Selbst wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, nicht einfach von einer Phase in die nächste zu springen, wenn die Organisation dafür nicht bereit ist.
Checkliste für die erfolgreiche Durchführung organisatorischer Veränderungen
Wenn Sie die folgenden Fragen, die sich auf jede Phase des organisatorischen Veränderungsprozesses beziehen, mit „Ja“ beantworten können, dann sind Sie bereit für die nächste Phase.
Zielgerichtet & motivierend
- Ist die strategische Vision allen Beteiligten klar, verstehen sie die Notwendigkeit des Wandels und die Risiken, wenn sie sich nicht ändern?
- Wurde eine Reihe konkreter und priorisierter Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt, um die Veränderungsvision zu verwirklichen?
- Erkennen die Menschen den Sinn der Veränderung und fühlen sie sich verantwortlich dafür?
Einrichten & Erklären
- Wurde ein klarer Fahrplan in Bezug auf das Portfolio von Initiativen (in Verbindung mit den Verbesserungspfaden), den Zeitrahmen und das Risikomanagement entwickelt?
- Gibt es ein führendes Übergangsteam, das gemeinsam mit der Linie das Organisations- und Governance-Modell (Struktur, Rollen, benötigte Fähigkeiten, Tools und KPIs) entwickeln kann?
- Verstehen die Mitarbeiter das Ziel, ihre Rolle und den Weg dorthin (Erwartungen), und wird der Einrichtung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen besondere Aufmerksamkeit gewidmet?
Leistung & Coaching
- Wurde ein maßgeschneiderter Übergangsplan entwickelt, um jede Verbesserungsinitiative umzusetzen, und haben wir die richtigen Leute an der richtigen Stelle, um sie zu verwalten?
- Wurde genügend Energie erzeugt, indem die gewünschte Kultur auf inspirierende Weise dargestellt und gezeigt wurde, wie eine hervorragende Ausführung aussieht?
- Gehen die Manager mit gutem Beispiel voran und fungieren als Coaches, um die Ausführung der Arbeit zu unterstützen?
Anpassen & Verstärken
- Wurde eine Infrastruktur für die kontinuierliche Verbesserung geschaffen, um dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess Substanz zu verleihen?
- Sind möglichst viele Mitarbeiter und Kooperationspartner in gemeinsame Verbesserungs- und Innovationsinitiativen eingebunden?
- Wird in die Entwicklung von Führungskräften und enthusiastischen internen Change Agents investiert, die in Zukunft selbstständig Verbesserungen einleiten und umsetzen können (Aufbau interner Veränderungskapazitäten)?
