Haben die Kilos im Dezember wieder zugenommen? Im Januar ist es im (Web-)Shop viel ruhiger und die Käufer behalten ihre Hände bei sich, aber die Pilates-, Yoga- und Spin-Kurse sind von Vielfraßen mit guten Vorsätzen ausverkauft. Wir tun alles, was wir können, um fit, frei und voller Energie ins neue Jahr zu gehen. Gilt das auch für Ihr Unternehmen? Sind auch dort zu viele Kilos drauf? Laufen zu viele Leute herum, die sich gegenseitig von der Arbeit abhalten, gibt es zu viele Besprechungen und dauern sie zu lange, gibt es keine Linie in der Organisation und geht einigen Leuten wenig aus der Hand?
Symptome, die wir häufig bei Einzelhändlern beobachten, die an überschüssigem Fett und Übergewicht leiden:
- Ein Wald von Abweichungen vom Basisprozess, der viele Ausnahmen und Doppelarbeit verursacht. Infolgedessen sind viele Korrekturen außerhalb des Systems in der Logistik, den Geschäften und der Verwaltung erforderlich. Und das wiederum führt zu zusätzlichen Verfahren, Anweisungen und doppelter Arbeit;
- Ein wachsendes Managementteam und neue Abteilungen ohne klaren Zweck. Lassen Sie es uns einfach um die bestehende Abteilung herum organisieren, sonst werden wir es nicht schaffen. Ein Beispiel dafür ist die Ausgliederung des Online-Bereichs in ein eigenes Team, weil die bestehende Organisation keine Affinität und Priorität dafür hat. Das verursacht zusätzliche Kosten und Diskussionen;
- Sie trauen sich nicht, in die Organisation einzugreifen und das Unternehmen um den nicht funktionierenden Manager herum zu organisieren, indem sie ihm jemand anderen zur Seite stellen, der die Arbeit erledigt. Oft sorgt der Nachzügler dann noch dafür, dass Menschen von der Arbeit abgehalten werden;
- Das Zulassen von gut gemeinten Mitarbeiterinitiativen, die nicht zur Richtung und den Entscheidungen des Unternehmens beitragen. Es ist oft schwierig, Nein zu sagen und sich auf eine konstruktive Diskussion darüber einzulassen, wie Mitarbeiter und Teams maximal zur Ausrichtung des Unternehmens beitragen können.
Sind diese Symptome erkennbar? Dann muss Ihr Unternehmen auf Diät gehen! Eine gute Abnehmkur bringt Schärfe in das Unternehmen zurück und motiviert die Macher, schneller und zufriedener Ergebnisse für den Kunden zu erzielen. Wir nennen diese Fettfütterung mit einem teuren Begriff Organisationswertanalyse: der kritische Ansatz, der durchleuchtet, was Sie als Organisation tun (zu viel und nicht gut), der zur Diskussion stellt, wer zu viel ist, ob die Arbeitsweise noch relevant und effizient ist, und der alles daraufhin überprüft, ob es zur Ausrichtung des Unternehmens beiträgt.
Das Fettessen (Organisationswertanalyse) wird in wenigen Schritten durchgeführt:
Schritt 1: Unterteilen Sie die Organisation in überschaubare Einheiten und kartieren Sie, wie viele Personen am Arbeitsplatz tätig sind.
Machen Sie deutlich, dass die Dringlichkeit hoch ist! Beginnen Sie damit, die wichtigsten Prozesse innerhalb der Organisation aufzuteilen. Teilen Sie die Organisation in logische Abschnitte auf. Dies können Abteilungen oder wichtige Prozessschritte innerhalb Ihrer Organisation sein. Bestimmen Sie für jeden Abschnitt, welche Aktivitäten durchgeführt werden müssen und wie viele Personen daran beteiligt sind. Stellen Sie klar, wer der Kunde und wer der Lieferant ist und was erwartet wird.
Schritt 2: Gehen Sie in die unangenehmen Details und holen Sie sich das Endergebnis
Verschaffen Sie sich Klarheit über den grundlegenden Prozess und alle Ausnahmen, bevor Sie in die Details eintauchen. Beziehen Sie eine begrenzte Anzahl von Personen aus dem Team in die Analyse ein. Verschaffen Sie sich Klarheit über die Anzahl der Vollzeitäquivalente, den benötigten Input, den Output, die Aktivitäten und die Verantwortlichkeiten. Bitten Sie das Team, über notwendige Verbesserungen nachzudenken und machen Sie deutlich, was Sie erwarten. Vergewissern Sie sich, dass die Vision und die Strategie der Organisation klar sind, damit Sie die Aktivitäten daran messen können. Führen Sie außerdem verschiedene Analysen durch, um faktenbasierte Diskussionen führen zu können. Wie hat sich zum Beispiel die Produktivität oder die Gewinnspanne in den letzten Jahren entwickelt? Wie ist das Verhältnis von direkten zu indirekten Stunden? Welche wichtigen Aktivitäten gab es auf Ihrem Markt und welche Auswirkungen haben diese auf die Zahlen?
Schritt 3: Ermitteln Sie das Abnehmpotenzial und bestimmen Sie, wie Sie die Kilos loswerden
In kurzen Workshops werden ehrgeizige und (gerade noch) erreichbare Ziele in Bezug auf Effizienz, Service und Wachstum gesetzt. Und warum? Um sicherzustellen, dass das Team gezwungen ist, Überflüssiges zu streichen. Sind all die Ausnahmen und Schritte sinnvoll? Oder kann es effizienter gemacht werden? Kann es mit einer anderen Häufigkeit durchgeführt werden? Welchen Beitrag leistet es und wer leidet wirklich, wenn wir damit aufhören? Trägt sie zu den Zielen für das kommende Jahr bei? Nutzen Sie Validierungssitzungen, um Details zu überprüfen und Lösungen zu testen. Zögern Sie nicht, Abteilungen und Funktionen in Frage zu stellen.
Schritt 4: Stellen Sie einen Diätplan auf, fangen Sie an, zögern Sie nicht und lassen Sie sich nicht zu viel Zeit damit
Zeichnen Sie alle Lösungen in der Organisation auf. Arbeiten Sie konkrete Teile des Verbesserungspotenzials aus. Integrieren Sie diese direkt in den Jahresplan und das Budget. Vergessen Sie nicht, die Ziele klar zu formulieren, sie messbar zu machen und sie den Managern zuzuweisen. Benennen Sie die Hemmnisse und beseitigen Sie sie. Sorgen Sie dafür, dass motivierte Nachzügler einen großen Anteil an der Verkleinerungsaktion erhalten. Achten Sie auch darauf, dass Sie mit den frei werdenden Mitteln gute Investitionen und Erweiterungen vornehmen, damit Ihre Wachstumsziele auch wirklich realisiert werden.
Dieser Ansatz garantiert, dass Sie nach der Hälfte des Jahres auf einen guten Start zurückblicken, fit, voller Energie und frei von Ballast, und sich weniger über sinnlose interne Beratungen, leblose Manager, die sich gegenseitig von der Arbeit abhalten, Korrekturen im Nachhinein, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen, und unerwartet niedrige Margen ärgern. Es dauert ein wenig, bis man in den bitteren Apfel beißt, aber das Ergebnis ist ein motiviertes Team, das stolz aufeinander ist und seine Ziele schnell und effizient erreicht.
