Les kilos ont-ils repris en décembre ? En janvier, la boutique (en ligne) est beaucoup plus calme et les acheteurs gardent la main sur les cordons de la bourse, mais les cours de pilates, de yoga et de spinning sont vendus par des gloutons pleins de bonnes intentions. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour aborder la nouvelle année en pleine forme, l’esprit libre et plein d’énergie. Cela s’applique-t-il aussi à votre entreprise ? Y a-t-il trop de kilos en trop ? Y a-t-il trop de personnes qui s’empêchent de travailler, trop de réunions qui durent trop longtemps, pas de ligne directrice dans l’organisation et peu de choses qui sortent des mains de certaines personnes ?
Symptômes que l’on rencontre souvent chez les détaillants souffrant d’un excès de graisse et d’une surcharge pondérale :
- Une forêt d’écarts par rapport au processus de base, créant de nombreuses exceptions et duplications. En conséquence, de nombreuses corrections hors système sont nécessaires dans la logistique, les magasins et l’administration. Cela entraîne à son tour des procédures, des instructions et des doubles emplois supplémentaires ;
- Une équipe de direction qui s’agrandit et de nouveaux départements dont l’objectif n’est pas clair. Organisons-les autour du département existant, sinon nous n’y parviendrons pas. Un exemple est la mise en ligne dans une équipe séparée parce que l’organisation existante n’a pas d’affinité et de priorité pour cela. Cela engendre des coûts et des discussions supplémentaires ;
- Ne pas oser intervenir dans l’organisation et organiser l’entreprise autour du manager défaillant en plaçant quelqu’un d’autre à côté de lui pour faire le travail. Souvent, le retardataire provoque encore des arrêts de travail ;
- Autoriser les initiatives bien intentionnées des employés qui ne contribuent pas à l’orientation et aux choix de l’entreprise. Il est souvent difficile de dire non et d’engager une discussion constructive sur la manière dont les personnes et les équipes contribuent au maximum à l’orientation de l’entreprise.
Ces symptômes sont-ils reconnaissables ? Dans ce cas, votre organisation doit se mettre au régime ! Un bon exercice d’amaigrissement redonne de la vivacité à l’entreprise et motive les attaquants à obtenir des résultats pour le client plus rapidement et avec plus de satisfaction. C’est ce que nous appelons le « gavage », avec un terme coûteux, l’analyse de la valeur de l’organisation : l’approche critique qui passe au crible ce que vous faites en tant qu’organisation (trop et mal), le soumet à la discussion, qui est de trop, si la méthode de travail est toujours pertinente et efficace, et vérifie si tout cela contribue à l’orientation de l’entreprise.
L’analyse de la valeur de l’organisation (Fat eating) s’effectue en quelques étapes :
Étape 1 : Divisez l’organisation en segments clairs et déterminez le nombre de personnes au travail.
Faites comprendre que le sentiment d’urgence est élevé ! Commencez par diviser les processus les plus importants au sein de l’organisation. Divisez l’organisation en morceaux logiques. Il peut s’agir de départements ou d’étapes clés de votre organisation. Pour chaque partie, déterminez les activités à réaliser et le nombre de personnes impliquées. Indiquez clairement qui sont le client et le fournisseur et ce que l’on attend d’eux.
Étape 2 : Entrez dans les détails désagréables et obtenez le résultat final
Faites en sorte que le processus de base et toutes les exceptions soient clairs avant de vous plonger dans les détails. Impliquez un nombre limité de personnes de l’équipe dans l’analyse. Clarifiez le nombre d’ETP, les intrants nécessaires, les résultats, les activités et les responsabilités. Demandez à l’équipe de commencer à réfléchir aux améliorations nécessaires et expliquez clairement ce que vous attendez d’elle. Assurez-vous que la vision et la stratégie de l’organisation sont claires afin de tester les activités en fonction de celles-ci. Effectuez également diverses analyses afin de pouvoir mener des discussions fondées sur des faits. Quelle est l’évolution de la productivité ou de la marge au cours des dernières années, par exemple ? Quel est le rapport entre les heures directes et indirectes ? Quelles ont été les activités importantes sur votre marché et quels sont les effets sur les chiffres ?
Étape 3 : Déterminez le potentiel de perte de poids et la manière d’éliminer les kilos.
Au cours de courts ateliers, des objectifs ambitieux et (à peine) réalisables sont fixés en termes d’efficacité, de service et de croissance. Pourquoi ? Pour que l’équipe soit obligée de supprimer les licenciements. Toutes les exceptions et étapes ont-elles un sens ? Ou peut-on faire plus efficacement ? Peut-on le faire à une fréquence différente ? Qu’est-ce que cela apporte et, si nous arrêtons, qui en souffre vraiment ? Contribue-t-elle aux objectifs de l’année à venir ? Utilisez les sessions de validation pour vérifier les détails et tester les solutions. N’hésitez pas à interroger les départements et les fonctions.
Étape 4 : Établissez un plan de régime, lancez-vous, n’hésitez pas et ne prenez pas trop de temps pour y parvenir.
Représentez toutes les solutions sur l’organisation. Déterminez les éléments concrets du potentiel d’amélioration. Intégrez-les directement dans le plan et le budget annuels. N’oubliez pas de formuler des objectifs précis, de les rendre mesurables et de les attribuer aux responsables. Nommez les obstacles et débarrassez-vous-en. Veillez à ce que les retardataires motivés soient largement associés à l’opération de réduction des effectifs. Veillez également à réaliser quelques bons investissements et expansions à partir des fonds libérés, afin que vos objectifs de croissance soient réellement atteints.
Cette approche garantit qu’au milieu de l’année, vous vous souviendrez d’un bon départ, en forme, plein d’énergie et libre de tout lest, et que vous serez moins irrité par des consultations internes inutiles, des managers sans vie qui s’empêchent de travailler, des corrections a posteriori qui prennent trop de temps et des marges inopinément faibles. Il faut savoir mordre dans la pomme amère, mais le résultat est une équipe motivée, fière les uns des autres et qui atteint ses objectifs rapidement et efficacement.
