Menschen führen, Veränderungen leiten

Wie wichtig es ist, die menschliche Seite des Wandels zu managen

Einführung

Veränderung findet statt, wenn die Menschen den Nutzen und die Notwendigkeit einer Veränderung sehen, sich dafür begeistern und über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, die gewünschten Veränderungen durchzuführen. Change Management legt daher auch den notwendigen Fokus auf die menschliche Seite des Wandels - auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiter. In diesem Whitepaper erörtern wir die sieben wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Management der menschlichen Seite des Wandels.

7 Erfolgsfaktoren für das Management der menschlichen Seite des Wandels

Wenn wir eine Veränderung einführen, müssen wir die menschlichen Faktoren, die sich direkt auf die erfolgreiche Erreichung der gewünschten Ziele auswirken, sorgfältig berücksichtigen. Diese Faktoren sind: ‚Geschwindigkeit der Einführung‘ (wie schnell wir die Mitarbeiter an Bord holen), ‚eventuelle Nutzung‘ (wie viele Mitarbeiter an Bord sind und wie viele nicht mitmachen und ‚Umgehungslösungen‘ finden) und ‚Kompetenz‘ (wie effektiv die Mitarbeiter sind, sobald sie den Übergang geschafft haben). Auf der Grundlage der jüngsten Untersuchungen von Prosci werden wir nun die sieben wichtigsten Aspekte des Veränderungsmanagements erörtern, die die oben genannten Faktoren positiv beeinflussen können.

1. Aktive und sichtbare Unterstützung durch das Management

Die Mitarbeiter beobachten das Verhalten der Führungskräfte (sowohl verbal als auch nonverbal). Glauben sie, dass das Verbesserungsprojekt wichtig ist? Sind sie entschlossen, es zum Erfolg zu führen? Sie wollen das große Ganze und die Auswirkungen vom CEO/Vorstand hören. Daher ist es wichtig, dass die Sponsoren aus dem Management direkt mit den Mitarbeitern über die Bedeutung und die Notwendigkeit von Veränderungen kommunizieren. Sie sollten die Veränderung nicht nur ankündigen und dann weggehen, sondern sich aktiv und sichtbar am Veränderungsprozess beteiligen. Sie sollten ihre Unterstützung für die Veränderung in Wort und Tat zeigen, eine starke Führungskoalition aufbauen und mit Widerständen umgehen.

2. Strukturierter Ansatz für das Änderungsmanagement

Um die Erfolgschancen zu erhöhen, ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz zu verwenden, um die menschliche Seite des Wandels zu bewältigen. In unseren Veränderungsprozessen verwenden wir die „ADKAR“-Methode von Prosci. ADKAR steht für Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verstärkung), siehe Abbildung unten.

Der erste Schritt im Veränderungsprozess ist das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung (‚Awareness‘). Der nächste Schritt ist der Wunsch, diese Veränderung tatsächlich in die Tat umzusetzen („Wunsch“). Eine persönliche Entscheidung, sich zu engagieren und mitzumachen. Wissen ist der dritte Schritt, der für die Umsetzung der Veränderung erforderlich ist (‚Wissen‘). Das Vorhandensein von Wissen allein ist jedoch oft nicht ausreichend. Die Menschen müssen in der Lage sein, das Wissen in Handlungen umzusetzen. Die Fähigkeit ist daher auch der vierte Schritt und zeigt an, ob die Menschen in der Lage sind, die gewünschte Veränderung zu realisieren (‚Fähigkeit‘). Schließlich sind auch Handlungen erforderlich, um die Veränderung zu sichern und weiterzuentwickeln/zu verstärken (‚Verstärkung‘). Dadurch wird verhindert, dass die Menschen in ihre alten Verhaltensweisen/Gewohnheiten zurückfallen. Außerdem werden dadurch die kontinuierliche Verbesserung und die Anpassungsfähigkeit der Organisation gefördert.

3. Engagement und Integration mit dem Projektmanagement

Bei der Bewältigung des Wandels neigen wir dazu, uns mehr auf die „technische“ Seite (Entwurf, Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungskonzepten) und weniger auf die „menschliche“ Seite des Wandels (Bedeutung, Annahme und Anwendung von Verbesserungskonzepten) zu konzentrieren. Beide Seiten ergänzen sich gegenseitig und sollten Hand in Hand gehen, um die Chancen einer erfolgreichen Umsetzung zu erhöhen. Veränderungsmanagement ist am effektivsten, wenn es mit Projektmanagement-Aktivitäten integriert wird. Weitere Informationen über die richtige Integration der technischen und menschlichen Seite des Wandels in Verbesserungsprojekten finden Sie auch in unserem Whitepaper ‚Führen von organisatorischen Veränderungen‘.

4. Mitarbeiterengagement, Beteiligung und Widerstandsmanagement

Menschen durchlaufen eine Gefühlskurve mit abwechselnd positiven und negativen Emotionen oder Reaktionen. Die Menschen müssen sich von der alten Situation verabschieden und sich mit der neuen Situation anfreunden. Der Erfolg eines Veränderungsprozesses wird erheblich gesteigert, wenn die Menschen angemessen durch die Emotions-/Veränderungskurve geführt werden. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass sich jeder Mensch an einem anderen Punkt der Kurve befindet. Daher ist es auch ratsam, Ihren Führungs- und Kommunikationsstil entsprechend anzupassen.

Der Umgang mit Widerstand wird oft als heikel angesehen, da er schwierig und konfrontativ sein kann. Andererseits kann Widerstand auch als ein Zeichen von Engagement und Leidenschaft gesehen werden. Widerstand ist am besten, wenn man ihn annimmt. Er bietet die Gelegenheit, einen Dialog zu beginnen und Hindernisse zu identifizieren, die den Wandel blockieren. Widerstand kann minimiert werden, indem die Menschen aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Beteiligung schafft Engagement und weckt die Leidenschaft für den Wandel.

5. Häufige und offene Kommunikation über den Wandel und seine Notwendigkeit

Ein guter Kommunikationsplan, der alle Interessengruppen und den Zeitpunkt der Kommunikation berücksichtigt, ist notwendig, um den Veränderungsprozess zu unterstützen. Es ist wichtig, aufzuzeigen, warum die Veränderung notwendig ist und welche Auswirkungen sie haben wird. Hierfür können Sie mehrere Kommunikationskanäle nutzen, z. B. E-Mails, Newsletter, Präsentationen und persönliche Gespräche. Die persönliche Kommunikation ist anderen Kommunikationsmitteln vorzuziehen, vor allem, wenn es sich um eine große Veränderung handelt. Untersuchungen zeigen, dass es gut ist, Informationen frühzeitig und häufig weiterzugeben und die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

6. Einbindung und Unterstützung des mittleren Managements

Die Verantwortung für das Management und die Leitung des Veränderungsprozesses sollte so weit wie möglich beim mittleren Manager (Linienmanager) liegen. Sie können über erfolgreiche Veränderungen entscheiden. Wenn sie ihre Rolle im Veränderungsmanagement nicht gut ausfüllen, können sie eine ‚Lehmschicht‘ bilden, in der Veränderungen stecken bleiben. Um einen ‚fruchtbaren Boden‘ für den Wandel zu schaffen, ist es daher auch wichtig, sowohl die Vorstandsmitglieder als auch die mittleren Führungskräfte frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden und ihnen Führungsaufgaben zu übertragen. Wie unten dargestellt, können Vorstandsmitglieder und mittlere Führungskräfte die „ADKAR-Werte“ positiv beeinflussen, wenn sie ihre Rolle im Veränderungsmanagement gut ausfüllen. Wenn sie zum Beispiel effektiv kommunizieren, werden sie das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen (‚Bewusstsein‘) positiv beeinflussen. Die Aufgabe des Veränderungsteams besteht darin, Vorstandsmitglieder und mittlere Führungskräfte bei der effektiven Durchführung von Veränderungsinitiativen zu unterstützen.

7. Zugewiesene Ressourcen für das Änderungsmanagement (Schulungen/Tools/externe Unterstützung)

Untersuchungen haben ergeben, dass Projekte mit zugewiesenen Ressourcen für das Änderungsmanagement (Schulungen/Tools/externe Unterstützung) mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden können. Daher ist es auch empfehlenswert, in Unterstützung und Training für das Veränderungsmanagement zu investieren. Externe Change Agents/Spezialisten können Führungskräfte, mittlere Manager und interne Change-Teams bei der effektiven Nutzung der Instrumente und Techniken zur Bewältigung der menschlichen Seite des Wandels anleiten und unterstützen.

Das Risiko, die menschliche Seite des Wandels nicht effektiv zu managen.

Wenn wir die menschliche Seite des Wandels nicht effektiv managen, kann dies zu geringerer Produktivität, aktivem und passivem Widerstand, negativer Publicity, dem Verlust wertvoller Mitarbeiter und der falschen Anwendung neuer Prozesse, Systeme und Tools führen. Die Menschen werden dann schließlich in alte Arbeitsweisen/alte Verhaltensmuster zurückfallen. Um dies zu vermeiden, ist es daher empfehlenswert, die menschlichen Faktoren des Wandels sorgfältig zu berücksichtigen.

Checkliste für effektives Change Management.

Wenn Sie die folgenden Fragen mit ‚Ja‘ beantworten können, dann sind Sie auf dem besten Weg, die menschliche Seite des Wandels effektiv zu managen.

1. Haben Sie Sponsoren auf Vorstandsebene, die sich aktiv und sichtbar am Veränderungsprozess beteiligen?
2. Verwenden Sie einen strukturierten Ansatz, wie z.B. ADKAR, um die menschliche Seite des Wandels zu bewältigen?
3. Haben Sie Ihren Ansatz für das Änderungsmanagement in Ihre Projektmanagementaktivitäten integriert?
4. Helfen Sie einzelnen Mitarbeitern durch ihren emotionalen Veränderungsprozess (Veränderungskurve)?
5. Kommunizieren Sie regelmäßig über den Wandel und seine Notwendigkeit?
6. Sind mittlere Führungskräfte aktiv an Veränderungsinitiativen beteiligt und spielen sie eine führende Rolle im Veränderungsprozess?
7. Gibt es zugewiesene Ressourcen für das Veränderungsmanagement (Schulungen/Tools/externe Unterstützung), um Vorstandsmitglieder, mittlere Führungskräfte und interne Veränderungsteams bei der effektiven Durchführung von Veränderungsinitiativen zu unterstützen?

Wenn Sie mehr wissen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir würden uns freuen, uns mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch über die Qualität Ihrer Change Management Pläne auszutauschen, wo und wann immer es Ihnen passt. Alle unsere Berater sind zertifizierte Prosci® Change Practitioner und verwenden in ihren Projekten die ADKAR-Methodik und -Tools. Wir bieten auch Schulungen in der Prosci® Change Management-Methodik an. Zu diesem Zweck haben wir zusammen mit The Process Specialists eine Schulungsagentur namens The People Side of Change (http://www.tpsoc.nl) gegründet. The People Side of Change hilft Organisationen, ihre Veränderungskapazität zu steigern.