“Wij hebben een categorie management afdeling ipv. een inkoop afdeling”, is een veel gehoorde kreet van retailers. In praktijk blijken veel organisaties wel de stap gezet te hebben door hun inkopers om te dopen tot categorie managers, maar daar is het vaak bij gebleven. De werkwijze, aansturing, processen en manier van denken van de “oude” inkoper zitten er nog in vast genageld. Dit resulteert in een organisatie waarbij het product en behoefte van de klant niet centraal staat en de resultaten op gebied van categorie management achterblijven.

De vraag is dan ook: ‘Hoe transformeert u, uw organisatie, van een inkoop gedreven naar een categorie gedreven organisatie?

Hieronder worden 5 stappen weergegeven om uw organisatie daarmee te helpen en uw inkopers te begeleiden door deze organisatieverandering:

1. Bepaal de categorie strategie

Directie, weet je wel wat je echt wilt? Wat is uw positie in de markt en hoe kan categorie management hier aan bijdragen? Hoe zou categorie management moeten worden ingevuld en wat past er bij de bedrijfsstrategie? Bepaal hieruit de categorie doelstellingen zodat er richting gegeven wordt aan de categorie management afdeling. Hierdoor is de afdeling beter in staat om samen met de keten te innoveren en te kijken hoe de klant het beste bediend kan worden.

2. Bijpassende richting en kaders

De grootste fouten ontstaan door ontbreken van richting en kaders. Bepaald heldere kaders voor de categorie managers om verdere verdieping te geven aan de categorie management strategie.  Dit geeft de categorie managers de vrijheid om hun rol zelf optimaal in te kunnen vullen binnen de juiste kaders van het bedrijf. Denk aan heldere formule uitgangspunten, heldere categorie rollen, kanaal keuzes en financiële doelstellingen per categorie. Door ze zelf deze vrijheid te geven, is er ruimte voor  ondernemende categorie managers die bijdragen aan de visie en het merk van de organisatie.

3. Rollen en verwachtingen managen

Vanuit de strategie en de geformuleerde kaders kan er invulling gegevens worden aan de benodigde rollen en verantwoordelijkheden binnen de categorie management afdeling. Maar let op! Keep it simple. Bepaal of bepaalde activiteiten binnen categorie management komen te liggen of dat deze toch bij de inkoper blijven. Denk bijvoorbeeld aan sourcing analyses, strategie bepaling en de executie. Zijn er bijvoorbeeld merchandisers of planners nodig om de uiteindelijke doelstellingen te behalen? Of zijn dit onderdelen die prima door de categorie managers kunnen worden uitgevoerd? .
Belangrijk om niet te vergeten om over de samenwerking met interne afdelingen na te denken, maar ook over de samenwerking met externe partijen zoals leverancier. Zijn hier nog aanpassingen in hun rollen en verantwoordelijkheden nodig? Bespreek dit goed, zodat er geen verassingen ontstaan na implementatie.

4. Processen om te kunnen versnellen

Onze ervaring is dat binnen categorie management een aantal processen goed en op tijd uitgevoerd dienen te worden. Dit zijn processen die vaak over verschillende afdelingen en rollen binnen de organisatie heen gaan, maar die wel onder tijdsdruk staan. Denk bijvoorbeeld aan het promotie proces of het opvoeren van nieuw assortiment.
Bepaald voor deze processen, gezamenlijk met de categorie managers en de andere betrokken afdelingen de snelheid en de verantwoordelijkheden per processtap. Bespreek ook wat voor informatie benodigd is en wie hier de facilitator is zou kunnen zijn. Door een goede afstemming over snelheid en rollen/verantwoordelijkheden per processtap houd je de vaart in deze tijd kritische processen.

5.Vergeet change management niet!

Uiteindelijk zijn het jouw mensen die het moeten doen, niet de processen, kaders of rollen en verantwoordelijkheden. Neem je mensen dus mee in deze verandering. Leg uit waarom dit belangrijk is voor de organisatie en wat hun rol is in het grotere plaatje. Maak ze belangrijk. Leg ook goed uit wat deze verandering voor voordelen met zich mee brengt, maar houdt ook geen eventuele negatieve gevolgen achterwegen. Wees eerlijk. Zorg daarna voor voldoende begeleiding op de processen, werkwijze en manier van aansturen door ze informeren en te trainen. Bereid ze voor om een nieuwe manier van werken dat onder andere bestaat uit interne en externe relaties bouwen, een meer prominente rol binnen organisatie, het beheren van het assortiment en een key rol spelen in een pull gedreven organisatie.

Wat gaat een categorie gedreven organisatie opleveren? Een hele hoop! Een duidelijke categorie richting binnen de organisatie waarbij de kaders zorgen voor een ondernemende invulling van categorie management. Door duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden kunnen kritieke tijdsprocessen snel door de organisatie gaan waardoor deze optimaal bijdrage aan de overall bedrijfsstrategie. Wanneer begint u?